書類や資料でつい散らかってしまいがちなデスク周り。必要なものがある時に、なかなか見つからずに困った経験はありませんか。デスク周りが整理されていればモノがなくなる心配が少なくなり、すっきりとした気持ちで作業ができます。キレイなデスク周りを保つために、整理方法や散らからないポイントを紹介します。
デスクを整理整頓することで得られる効果
デスクを整理整頓すると、たくさんのメリットがあります。メリットについて具体的に説明していきます。
・探し物が少なくなる
デスク周りが整理されていれば、必要なものがすぐに見つけやすくなります。デスク周りが散らかっている状態だとどこに何があるのか把握するのは難しく、必要なものを探すのに時間がかかってしまいます。探し物をする無駄な時間をなくすことで、時間を有効に使えるようになります。
・仕事や作業に集中できる
デスク周りが整理整頓されていると、仕事や作業に集中しやすくなります。デスクの上が散らかっていたり余計なものが置いてあるだけで、気が散ってしまい目の前の仕事や作業に集中できなくなります。
・セキュリティの確保に繋がる
デスク周りがキレイに整理整頓されていれば、大切な書類や資料をなくしてしまい慌てることも少なくなります。書類や資料を紛失してしまうと、大事な情報が外部に漏れてしまう心配も出てきますし、もう一度同じ書類や資料を作成する手間もかかってしまいます。整理整頓は紛失によるトラブルを防ぐことができます。
デスクの整理方法
デスク周りの整理方法をご紹介します。下記の方法で整理すると、どこに何が入っているか迷うことが少なくなります。
・書類を種類別にファイリングする
・使用する書類はデスクの上に出しておく
・文房具は一段目の引き出しに収納する
・不定期物は二段目の引き出しに収納する
・書類は三段目の引き出き出しに収納する
ひとつずつ詳しくみていきましょう。
書類を種類別にファイリングする
デスク上に書類や資料が山積みになっていませんか。書類や資料は種類別にファイリングすると上手に整理できます。ファイリングするときに日付順にしたり担当者などの情報を載せておくと、必要な時に見つけやすくなります。
使用する書類はデスクの上に出しておく
仕事や作業をしている途中で書類が必要になる度に、ファイリングした書類の中からいちいち探すのは面倒です。また、その日に必要な書類と不要な書類が混ざっていると仕事がしづらくなります。仕事を進める中で必要な書類だけはあらかじめ机の上に出しておきましょう。
文房具は一段目の引き出しに収納する
一段目の引き出しにはペンや消しゴム、ハサミなどの使用頻度が高い文房具を収納しましょう。毎日のように使うものは取り出しやすいように手前の方に入れるのがおすすめです。デスク用の仕切りを使えば、引き出しの中がぐちゃぐちゃにならずキレイに整理できます。
不定期物は二段目の引き出しに収納する
二段目の引き出しには使用頻度が高くない小物やお菓子、ティッシュなどの私物を入れておきましょう。一段目の引き出しよりも二段目の引き出しの方が大きい場合が多いですが、あまり詰め込みすぎないように注意が必要です。
書類は三段目の引き出き出しに収納する
三段目の引き出しは深さがあるので、厚みのある書類や資料を収納するのがおすすめです。書類をファイルボックスなどに入れて、一目で何が入っているのかわかるようにしておくと取り出しやすくなります。
キレイなデスクを維持するためのポイント
せっかくデスク周りをキレイに整理整頓できても維持できなければ仕事の生産性が下がってしまいます。常に気持ち良い環境で仕事が取り組めるように、キレイなデスクを維持するためのポイントを紹介していきます。
・不要なものを手放す
仕事や作業に必要のないものは、いつまでもデスクに置いておかずに思い切って手放しましょう。いつか使うかもと思ってなかなか捨てられない場合は、必要のない明らかなゴミや不用品から捨てると手放すハードルが下がります。
・使ったものを元の場所に戻す
使ったものは必ず元の場所に戻すというルールを決めておけば、どこに何があるか把握できるので探す手間を省けます。普段から一つのものを使ったら元の場所に戻すという習慣をつけておくと良いでしょう。こまめに片付ける習慣ができると、毎日整理されたキレイなデスクで仕事が行えます。
デスク整理におすすめのアイテム
まとめ
デスク周りがキレイに整理されていないと、集中力が下がり仕事効率も悪くなってしまいます。毎日キレイな状態をキープするために、今回紹介した整理整頓の方法ですっきり整えてみてください。
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